על אפקטיביות יעילות ונצילות

1. אפקטיביות
   אפקטיביות מוגדרת כמידת התרומה של הפעולה או הפעולות הנידונות, למטרות הארגון.
   במדידת האפקטיביות, איננו בוחנים את אופן ומידת הביצוע של הפעולות אלא רק את רמת השימוש בהן והתועלת שהן הביאו לארגון.
   ננסה להבהיר את משמעות המונח באמצעות שתי דוגמאות פשוטות:

• חברה העוסקת באיתור ופתרון תקלות מחשוב קיבלה משימה לאתר את מקור התקלה אצל לקוח ולתקנה. לאיתור פתרון התקלה ותיקונה הוקצבו שני ימי עבודה של 2 אנשי מחשב. בפועל, הצליחה החברה לאתר את התקלה ולתקנה לאחר יום וחצי של עבודה ע"י שני אנשי המחשב. לאחר יומיים שבה וחזרה אותה תקלה בדיוק. פעולתה של החברה אם כן הייתה בעלות תקציבית נמוכה מזו שתוכננה אולם הייתה לא אפקטיבית. פעולת התיקון לא מנעה את הישנותה של התקלה ולכן הוכתרה כלא אפקטיבית. אילו הייתה מתוקנת התקלה כך שלא הייתה חוזרת ללא קשר לעלותה, הרי שהיינו מכתירים אותה כאפקטיבית.
• חברה העוסקת בפיתוח תוכנה קיבלה הזמנה לפיתוח מערכת לניהול פיננסי קריאות שירות עבור אחד הלקוחות. סוכם כי פיתוח התוכנה לא יארך יותר מ-100 ימי עבודה ולא יחרוג מתקציב של 50 אלף דולר. בפועל סיימה החברה את הפיתוח תוך 110 ימי עבודה ובתקציב של  40 אלף דולר. לאחר סיום פיתוח התוכנה החליט הלקוח שלא להשתמש בתוכנה לניהול העסק שפותחה עבורו ולרכוש תוכנת מדף. ללא קשר למשך הזמן ולעלות, פיתוח התוכנה לא היה אפקטיבי כלל שכן לא נעשה בו שימוש למטרות הלקוח.

2. יעילות
   יעילות מוגדרת כרמת הביצוע של הפעולה או הפעולות הנידונות ביחס לסטנדרט או לרמת הביצוע המתוכננת.
   מקובל להגדיר את הסטנדרט או רמת הביצוע המתוכננת כ-100% ובהתאם תיקבע רמת הביצוע בפועל. אם רמת הביצוע בפועל גבוהה מהסטנדרט או מהרמה המתוכננת הרי שהיעילות תהיה גבוהה מ-1 וכאשר רמת הביצוע בפועל נמוכה מהסטנדרט או מהרמה המתוכננת הרי שהיעילות תהיה נמוכה מאחד.
   נשתמש בשתי הדוגמאות הקודמות להמחיש את מונח היעילות:

• אם נניח כי חברת התוכנה טיפלה באופן אפקטיבי באיתור ותיקון התקלה הרי שיעילות העבודה הייתה גבוהה מ-1 שכן היא בוצעה בזמן ועלות הנמוכים מהרמה שתוכננה. אם הרמה המתוכננת הייתה שני ימי עבודה ובפועל בוצעה תוך יום וחצי הרי שנחסך חצי יום מתוך יומיים שהם רבע. בהתאם ניתן לומר כי היעילות בביצוע המשימה הייתה 125%. בדוגמא הזו יעילות זמן הביצוע והתקציב זהות.
• אם נניח כי חברת הפיתוח השלימה את פיתוח התוכנה והלקוח עשה בה שימוש הרי שהיעילות ניתנת לחלוקה לשני פרמטרים. מבחינת התקציב היעילות הייתה גבוהה מ-100% שכן הפיתוח הסתיים בתקציב של 40 אלף דולר לעומת 50 אלף דולר שתוכננו. החיסכון הוא 10 אלפי דולר שהם 20% מהתקציב שתוכנן ולכן היעילות בתקציב הייתה 120%. יעילות הביצוע מבחינת לוח הזמנים הייתה נמוכה מ-100% שכן הפיתוח תוכנן להסתיים תוך 100 ימי עבודה ובפועל הסתיים לאחר 110 ימי עבודה. חריגה של 10 ימי עבודה המהווים 10% מהתכנון מובילים ליעילות ביצוע מבחינת לוחות הזמנים של 90%.

3. נצילות
   נצילות מוגדרת כאחוז הזמן שמשאב עוסק במטלה שניתנה לו מתוך סך כל הזמן שהוקצב לו לביצועה.
   מונח זה מקובל לשימוש בתחומי הפיזיקה, לתיאור הקשר שבין אנרגיה המופקת ממקור אנרגיה מסוים לבין האנרגיה המקסימאלית הניתנת לשימוש מאותו מקור אנרגיה.
   הנצילות המקסימאלית של כל משאב היא 100% וזאת בניגוד ליעילות היכולה להגיע למעל 100%.
   לשם המחשת המונח נצילות, ניתן שתי דוגמאות:

• נצילות מכונה – הזמנת ייצור במפעל אמורה הייתה לצרוך 100 שעות מכונה. בפועל סיימה המכונה את ההזמנה תוך 90 שעות. מתוך אותם 90 שעות המכונה לא הופעלה בשל תקלות תחזוקה במשך 4.5 שעות. בהתאם, הנצילות של המכונה הייתה 95% לפי החישוב  90/ (90-4.5)=95%.
• נצילות כוח אדם – נניח כי התפוקה היומית התקנית של מרכיב במפעל הייצור הינה 100 יחידות ליום בן 9 שעות עבודה. אם ידוע שהמרכיב עבד בפועל 8 שעות נטו כל יום והרכיב 120 יחידות ליום הרי שהנצילות של העובד הינה 8/9=88.9%. היעילות של העובד לעומת זאת היא 120/100=120%.

לסיכום, נחזור בקצרה על ההגדרות של שלושת מונחי היסוד:

• אפקטיביות - מידת התרומה של הפעולה או הפעולות הנידונות, למטרות הארגון.
• יעילות - רמת הביצוע של הפעולה או הפעולות הנידונות ביחס לסטנדרט או לרמת הביצוע המתוכננת.
• נצילות - אחוז הזמן שמשאב עוסק במטלה שניתנה לו מתוך סך כל הזמן שהוקצב לו לביצועה